各学院：
根据学校档案管理工作的规范要求，为提高学生档案管理工作的专业化水平，本科学生的档案管理工作从本学期开始由学校档案馆统一集中管理，学校相关部处、各学院配合做好此项工作。现对2016级本科新生的档案收集移交工作作如下安排：
一、新生档案收集移交的材料包括：①新生中学期间档案；②入团志愿书；③《广东工业大学学生登记表》
二、新生档案相关材料的填写及收集
1. 《广东工业大学学生登记表》是学生入读本校的重要记录，是学生个人档案中必不可少的材料。各学院新生辅导员要组织学生认真如实填写表格，并要求新生本人在备注栏填写上对所填写内容真实性的承诺（参考附件2《学生登记表》信息属实签名确认承诺内容参考样板）。新生辅导员在收集汇总学生登记表时，要认真检查并督促学生要填写完整。
2. 新生中学期间档案以及入团志愿书都由各学院收集整理汇总后再统一移交档案馆接收（请不要拆封学生档案袋，由档案馆统一处理档案回执）。
三、注意事项：
1.各学院在接收新生档案时认真填写《广东工业大学2016级新生档案移交清单》(见附件1)，收集时必须清楚无误记录本班同学交材料情况，移交人和班级负责接收人签名确认；以班级为单位，按学号顺序排列好。学院移交档案材料时凭此表（一式两份）签收，学院和档案馆各保存一份备查。
2.若有团组织关系介绍信、团员证和入团志愿书封入同一个小信封的情况，请学院将小信封拆封后取出入团志愿书按学号排序后移交，团员证由学生本人保管，团组织关系介绍信和学生党员材料由各学院保管。
3. 移交档案时请各学院选派8－15名责任心强的同学，协助档案馆在档案移交现场做好本学院的档案整理工作。
4.学院移交档案后请清理好缺交材料的学生名单，及时通知学生在11月1日前补齐材料，以免因档案缺失可能对个人发展以及就业派遣造成影响。
5. 档案入库后，学生可以用账号（学号）和密码（身份证的后六位）登录学校就业信息网查阅自己档案情况（2016年12月后可查询）。
6.为便于工作联系，请各学院负责新生档案工作的辅导员老师填写回执表（附件3）并发至电子邮箱（315951740@qq.com）,相关的具体事宜
四、档案移交时间安排：
1、各校区相关学院移交档案地点：
大学城校区：综合楼710室
东风路及龙洞校区：东风路图书馆701室
2、移交时间：（上午9:00；下午1:30)
9月20日 （上午）应用数学学院
（下午）经济与贸易学院
9月21日 （上午）管理学院
（下午）政法学院
9月22日 艺术设计学院
9月23日 （上午）建筑与城市规划学院
（下午）国际教育学院
9月26日 （上午）土木与交通工程学院
（下午）物理与光电工程学院
9月27日 （上午）轻工化工学院
（下午）环境科学与工程学院
9月28日 （上午）材料与能源学院
（下午）信息工程学院
9月29日 （上午）自动化学院
（下午）外国语学院
9月30日 （上午）机电工程学院
（下午）计算机学院
五、其他事项
1.档案移交工作联系人：档案馆陈少毅老师，电 话：37627543
2.新生填写的《广东工业大学学生登记表》由学生处管理科负责发放并指导。请各学院安排人员在9月12日-14日到各校区学生处办公室领取登记表。
联系人：陈颂坚老师，电话：39322608
附件：1、广东工业大学2016级新生档案移交清单
2、《学生登记表》信息属实承诺内容参考样板
3、新生档案工作联系人回执表
学生处 档案馆
2016年9月8日
