各学院：
为规范做好学生档案管理工作,现对2017级本科新生的档案收集和移交工作安排如下：
一、新生档案收集移交的材料
1.新生中学期间档案；
2.入团志愿书；
3.《广东工业大学学生登记表》
二、新生档案相关材料的填写及收集
1. 《广东工业大学学生登记表》是学生入读本校的重要记录，是学生个人档案中必不可少的材料。各学院新生辅导员要组织学生认真如实填写表格，并要求新生在备注栏中作真实性承诺并签名（具体要求详见附件2）。新生辅导员在收集汇总学生登记表时，要认真检查并督促学生完整规范填写。
2. 新生中学期间档案以及入团志愿书都由各学院收集整理汇总后再统一移交档案馆接收（请不要拆封学生档案袋，由档案馆统一处理档案回执）。
三、注意事项
1.各学院在接收新生档案时认真填写《广东工业大学2017级新生档案移交清单》(见附件1)，收集时必须清楚无误记录本班同学交材料情况，移交人和班级负责接收人签名确认；以班级为单位，按学号顺序排列好。学院移交档案材料时凭此表（一式两份）签收，学院和档案馆各保存一份备查。
2.若有团组织关系介绍信、团员证和入团志愿书封入同一个小信封的情况，请学院将小信封拆封后取出入团志愿书按学号排序后移交，团员证由学生本人保管，团组织关系介绍信和学生党员材料由各学院保管。
3. 移交档案时请各学院选派8－15名责任心强的同学，协助档案馆在档案移交现场做好本学院的档案整理工作。
4.学院移交档案后请清理好缺交材料的学生名单，及时通知学生在11月1日前补齐材料，以免因档案缺失可能对个人发展以及就业派遣造成影响。
5. 档案入库后，学生可以用账号（学号）和密码（身份证的后六位）登录学校就业信息网查阅自己档案情况（2017年12月后可查询）。
6.为便于工作联系，请各学院负责新生档案工作的辅导员老师填写回执表（附件3）并发送至电子邮箱：315951740@qq.com。
四、档案移交地点、时间安排
1、各校区相关学院移交档案地点：
大学城校园：综合楼703室
东风路、龙洞、番禺校区：东风路图书馆701室
2、移交时间：（上午9:00；下午1:30)
9月19日 （上午）应用数学学院
（下午）经济与贸易学院
9月20日 （上午）管理学院
（下午）政法学院
9月21日 艺术设计学院
9月22日 （上午）建筑与城市规划学院
（下午）国际教育学院
9月25日 （上午）土木与交通工程学院
（下午）物理与光电工程学院
9月26日 （上午）轻工化工学院
（下午）环境科学与工程学院
9月27日 （上午）材料与能源学院
（下午）信息工程学院
9月28日 （上午）自动化学院
（下午）外国语学院
9月29日 （上午）机电工程学院
（下午）计算机学院
五、其他事项
1.档案移交工作联系人：档案馆陈老师、徐老师，电话：37627543
2.《广东工业大学学生登记表》由学生处管理科负责发放并指导填写。请各学院安排人员在9月13日——15日到各校区学生处办公室领取登记表，国际教育学院到大学城校园领取。（大学城：行政楼203室雷老师；东风路：图书馆719室陈老师；龙洞：行政楼304室徐老师）。联系人：陈老师，电话：39322608。
附件：1、广东工业大学2017级新生档案移交清单
2、《学生登记表》信息属实承诺内容参考样板
3、2017级新生档案工作联系人回执表
以上附件点击打包下载
学生处 档案馆
2017年9月12日
