单 位：学生处、学生工作部
各学院：
根据学校档案管理工作的规范要求，为提高学生档案管理工作的专业化水平，本科学生的档案管理工作由学校档案馆统一集中管理，学校相关部处、各学院配合做好此项工作。现对2018级本科新生的档案收集移交工作作如下安排：
一、新生档案收集移交的材料包括：①新生中学期间档案；②入团志愿书；③《广东工业大学学生登记表》
二、新生档案相关材料的填写及收集
1. 《广东工业大学学生登记表》是学生入读本校的重要记录，是学生个人档案中必不可少的材料。各学院新生辅导员要组织学生认真如实填写表格，要求新生本人对所填写内容真实性的承诺并签名。新生辅导员在收集汇总学生登记表时，要认真检查并督促学生要填写完整。
2. 新生中学期间档案以及入团志愿书都由各学院收集、整理、汇总后再统一移交档案馆（请不要拆封学生档案袋，由档案馆统一处理档案回执）。
三、注意事项：
1.各学院在接收新生档案时认真填写《广东工业大学2018级新生档案移交清单》(见附件)，姓名及学号必须电脑打印，收集时必须清楚无误记录本班同学交材料情况，移交人和班级负责接收人签名确认；以班级为单位，按学号顺序排列好。学院移交档案材料时凭此表（一式两份）签收，学院和档案馆各保存一份备查。
2.若有团组织关系介绍信、团员证和入团志愿书封入同一个小信封的情况，请学院将小信封拆封后取出入团志愿书按学号排序后移交，团员证由学生本人保管，团组织关系介绍信和学生党员材料由各学院保管。
3. 移交档案时请各学院选派8－15名同学，协助档案馆在档案移交现场做好本学院的档案整理工作。
4.学院移交档案后请清理好缺交材料的学生名单，及时通知学生在11月1日前补齐材料，以免因档案缺失可能对个人发展以及就业派遣造成影响。
5. 档案入库后，学生可关注“广东工业大学档案馆”公众号，用账号（学号）和密码（身份证的后六位）查阅自己档案情况（2018年12月后可查询）。
四、档案移交时间安排：
1、各校区相关学院移交档案地点：
大学城校区：综合楼702室
东风路及龙洞校区：东风路图书馆701室
2、移交时间：（上午9:00；下午1:30)
9月20日 （上午）艺术设计学院 建筑与城市规划学院
（下午）应用数学学院 政法学院
9月21日 （上午）管理学院
（下午）经济贸易学院 国际教育学院
9月25日 （上午）机电工程学院
（下午）信息工程学院
9月26日 （上午）自动化学院 环境科学与工程学院
（下午）外国语学院
9月27日 （上午）计算机学院 物理与光电工程学院
（下午）材料与能源学院
9月28日 （上午）土木交通与工程学院
（下午）轻工化工学院
五、其他事项
1.档案移交工作联系人：档案馆陈老师、徐老师，电 话：37627543
2.新生填写的《广东工业大学学生登记表》由学生处管理科负责发放。请各学院安排人员在9月14日下午上班时间到各校区学生处办公室领取登记表，国际教育学院到大学城校区领取（大学城：行政楼203张老师；东风路校区：图书馆719陈老师；龙洞校区：行政楼304徐老师）。
联系人：张老师，电话：39322608
附件：广东工业大学2018级新生档案移交清单
学生工作部（学生处） 档案馆
2018年9月12日
