各学院：
根据《2016年本科毕业生鉴定及离校工作安排的通知》要求，为切实做好2016届毕业生档案的整理及转递工作，请按以下要求准备好毕业生的归档材料，按时归档。
一、归档材料：高等学校毕业生登记表、成绩总表、论文考核评议书、毕业生体检表、党员的组织材料、就业通知书（报到证白联）。
二、归档要求：
（一）归档材料排列顺序：所有毕业生材料均按班级学号排列。
（二） 由于场地受限，请各学院先将每位毕业生大学期间的材料汇总后再来学生档案室归档。清理毕业生的档案材料时，请用成绩表对折过来包好该毕业生其余的材料。
（三）学院对归档材料的准确性负责。为做好归档工作，各学院指派毕业班辅导员老师直接到现场负责，归档时须如实填写好《毕业生档案材料入档登记表》，归档结束后，将此表复印一份留存，作为学生以后查阅档案情况的依据之一，原件交学生档案室备存。因归档工作量大，请学院安排足够的学生协助归档。
三、归档时间（上午8:30、下午13:30到达归档地点）
7月1日：上午 机电工程学院、物理与光电工程学院
下午 计算机学院、 信息工程学院
7月4日：上午 自动化学院、外国语学院
下午 轻工化工学院 、经济与贸易学院
7月5日：上午 土木与交通工程学院、环境科学与工程学院
下午 材料与能源学院、应用数学学院
7月6日：上午 管理学院
7月7日：上午 艺术设计学院、政法学院
下午 建筑与城市规划学院
备注：由于场地受限，请严格按照时间安排完成归档工作，因特殊情况不能按时归档的，学院自行与相关学院商量调整，并提前两天反馈给陈妍老师。
四、归档地点：东风路校区图书馆703学生就业指导中心
五、注意事项：
（一）《高等学校毕业生登记表》请先行到所在校区的学生处办公室办理盖章（大学城校区：综合楼407梁燕玲老师；龙洞校区：行政楼316张玉刚或刘林林老师；东风路校区：图书馆703陈妍老师）。由于场地受限，人数较多，请各学院与相关负责老师先预约盖章时间。
（二）请各学院统筹安排好毕业生档案材料归档的有关事宜，如有部分单位、研究生招录学校单位要求7月1日前转递毕业生档案，请各学院将相关毕业生的归档材料密封后尽快交给学生档案室转寄。
（三）毕业生党员材料归档要求参照校党委组织部5月25日所发《2016届毕业生党员离校有关工作通知》执行，请各学院注意暂缓就业毕业生预备党员的党员材料不要归入本人档案。
（四）不明之处请咨询学生处陈妍老师，电话：37626136。
附：1、毕业生档案材料入档登记表
2、学生档案室整理档案要求及步骤
学生工作部（处）
2016年6月3日
